報價還在 LINE 跟 Excel？小工廠先做一張報價追蹤清單

報價不是沒發出去，是發出去就失聯

報價單在業務電腦裡、議價過程在 LINE、正式版又寄過一次信。客戶回覆慢，就整筆被忘掉；同一個客戶報過幾次、上次報多少，要翻紀錄才知道。

問題不在報價單本身，在於「報出去之後」沒有一張大家看得到的狀態。老闆問這季報了哪些、為什麼沒成交，就只能憑印象講。

• 報價散在個人 Excel、信件與 LINE
• 改價、改規格後，舊版本還在外流通
• 跟進靠記憶，忘了就自然掉單
• 成交率、報價到接單天數，沒人算得出來

第一版清單只要回答：報了什麼、現在哪一步

欄位抓基本就好：報價日、客戶、品項、金額、有效期限、狀態（已報／議價中／已接／已丟）、下次跟進日、負責人。重點是每天會開，不是欄位多。

能接到訂單系統更好，但先把報價這段變清楚就很划算。還在 Excel 時，至少鎖一張共用表、統一狀態用語，避免每個人自己記。

• 報價編號：跟正式報價單對得上
• 狀態固定幾種：讓老闆一眼看得懂
• 下次跟進日：逾期自動浮出
• 議價紀錄：改過幾次、原因寫一行就好

怎樣算有在幫忙接單？

兩週內沒有任何報價因為這張表被及時追回或提前放棄，就代表它只是換個地方記帳。有用的是：跟進日到、狀態卡住，有人會被提醒去看。

跑一陣子後，自然看得出哪類客戶回得快、哪類報價常死在哪一步。這些數字，比再談一次話術更能改成交率。