LINE 很方便，但不是訂單系統
小型工廠用 LINE 追訂單很常見：客戶問交期就在群組 ping 一下，生管回一句、現場再回一句。訂單少時很有彈性，但一旦同時有急單、插單、委外與缺料，訊息會被刷掉，舊進度也找不到。更麻煩的是，業務、生管與現場各自記得不一樣。
共用看板不是要禁止用 LINE，而是把「這張單現在在哪裡、卡什麼、何時能出」從聊天紀錄抽離，變成全公司看得到的狀態。LINE 可以繼續通知，但主資料要有固定位置。
- 客戶追交期時，要分頭問生管與現場
- 同一張單在不同人手上出現不同進度
- 插單後舊訂單延誤沒有被標示
- 月底才回頭整理本月出貨與延誤原因
第一版訂單看板只要回答四件事
第一版不必做成完整 CRM 或 APS。先讓業務、生管、老闆打開同一個畫面，就能回答：接了什麼單、承諾何時出、目前在哪一站、卡在缺料還是加工。這四件事清楚，客服回應速度會明顯變快。
資料可以先從現有 Excel 訂單、鼎新銷貨或匯出檔讀取，現場只更新狀態。不要要求每個人填很長的表單，否則系統會被繞過，大家又回到 LINE。
- 客戶、訂單號、品號、數量、承諾交期
- 目前狀態：待排程、加工中、缺料、待出貨、已出貨
- 缺料或委外備註、負責人、最後更新時間
- 逾期與本週到期標示，方便每天追
先跟 LINE 並行，不要硬切斷溝通
導入時最容易失敗的方式，是第一天就禁止現場再在 LINE 回進度。比較穩的做法是：正式狀態以看板為準，LINE 只做提醒與例外溝通。業務回客戶前先看看板，生管每天更新關鍵狀態，老闆用同一個畫面看逾期風險。
等大家習慣後，再把「有沒有更新看板」變成交接與會議的基本動作。這比一次導入很多欄位、很多簽核更容易成功。
什麼工廠最該先做這張看板？
如果你的工廠每天都在被客戶追交期、插單後很難判斷影響、或缺料資訊只存在某個人手機裡，就很適合先做接單到出貨看板。這是典型「範圍小、體感強」的第一版專案。
第一版穩定後，可以再串庫存、採購未交、出貨包裝、條碼報工，甚至讓主管用內部資料查詢 AI 問「本週哪些訂單有風險」。
想把這個痛點做成第一版系統？
可以先從一段流程開始，例如庫存查詢、缺料追蹤、訂單交期、鼎新資料看板或 Excel 轉網頁。範圍先小、驗收先清楚，再逐步擴充。