庫存不準，不一定是軟體的問題
很多公司想換系統，是因為 Excel 或舊系統的庫存數字常常對不起來。但如果現場領料沒有登記、同一個零件有好幾個品號、採購與倉庫使用不同單位，新系統上線後仍然會得到錯的答案。
系統能做的是留下規則、權限與異動紀錄，讓問題比較容易被找到。上線前先整理基礎資料與作業時點，才能避免把舊資料的混亂原封不動搬進新系統。
第一種：重複品號與不同叫法
同一個零件可能被採購、倉庫與現場用不同名稱記錄，例如正式品號、供應商料號與老師傅習慣的簡稱。如果沒有對照關係，查詢時就容易漏掉庫存。
整理時要決定主要品號，保留舊品號與供應商料號作為查詢別名。不要直接刪掉大家熟悉的名稱，否則上線後反而更難找。
第二到第四種：單位、儲位與期初庫存
同一項材料若同時用個、盒、公斤或支記錄，必須先確認換算規則。儲位也要統一命名，避免 A-01、A01 與一樓 A 區被當成三個地方。
期初庫存不能只把 Excel 最後一欄直接匯入。建議選定盤點基準日，確認盤盈盤虧如何處理，並保留匯入批次與盤點人員，日後才查得到數字從哪裡來。
- 主要庫存單位與採購單位的換算
- 儲位編碼與實際標示是否一致
- 盤點基準日與期初數確認人
- 呆滯、待驗、報廢與客供料是否分開
第五種：沒有被記錄的庫存動作
現場最常漏掉的是臨時領料、退料、借料、重工用料與跨儲位移動。這些動作如果只靠口頭告知，月底盤點一定會出現差異。
第一版不一定要設計複雜簽核，但至少要讓常用動作可以快速登記，並留下時間、數量與操作人。若輸入步驟太多，現場就會繞過系統。
第六種：負庫存與異常資料的處理規則
有些工廠允許先領料後補單，因此系統可能出現負庫存。導入前要先決定是完全禁止、允許特定角色操作，還是允許但列入每日異常清單。
比起只顯示一個總庫存數字，更重要的是能追到每一筆異動。當數字有差異時，可以知道是期初錯誤、漏登、重複匯入，還是單位換算造成。
先清一小段資料，再做第一版
不需要等所有資料百分之百整理完成才開始。可以先挑常用的品號、一個倉庫或一條產品線，整理規則後匯入第一版系統，用實際操作找出缺漏。
小範圍跑順後，再分批處理其他品號與儲位，通常比一次大搬家更容易驗收，也不會讓現場工作停擺。