Excel 不是不好，是已經超過它適合的範圍
很多工廠一開始用 Excel 或 Access 管庫存、採購、出貨與客戶資料，這很正常。它便宜、彈性高，現場人員也熟悉。但當檔案開始被多人同時打開、版本一直複製、公式被改壞、權限無法切分時，問題就會慢慢浮出來。
把 Excel 轉成系統，不代表把所有欄位和功能一次重做。比較務實的方式，是保留原本大家熟悉的欄位邏輯，先把最常出錯、最常查詢、最需要多人共用的流程變成網頁。
- 同一份檔案被複製成很多版本
- 公式被覆蓋後沒有人發現
- 主管想查資料還要等人整理
- 離職或交接後，欄位規則沒有人說得清楚
轉系統前先整理 5 件事
真正影響專案成敗的，不是畫面長得像不像 Excel，而是資料規則有沒有先講清楚。建議先把目前檔案、欄位、使用者、權限與每天會查的問題整理出來，第一版才不會越做越大。
如果資料來源包含鼎新 ERP、Access、SQL Server 或紙本，也要先確認哪些資料只是查詢、哪些資料會新增或修改。讀取與寫入責任要分清楚，後面才不會發生資料對不起來的爭議。
- 目前有哪些 Excel 或 Access 檔案
- 哪些欄位一定要保留，哪些其實沒有人在用
- 誰可以新增、修改、刪除或只看資料
- 每天最常查的三個問題是什麼
- 哪些資料需要匯入匯出給客戶、廠商或 ERP
第一版可以只做一個查詢頁或看板
很多工廠一聽到系統開發，就以為一定要做一整套 ERP。其實第一版可以很小，例如庫存查詢頁、採購未交看板、出貨狀態表、缺料清單或每日報表。
只要第一版能讓人每天少整理一份 Excel、少問一次進度、少找一份舊檔案，就已經有導入價值。後續再依照使用狀況擴充登入權限、條碼掃描、通知流程或內部資料查詢 AI。