1. 先寫下每天最痛的三個問題
不要一開始就列完整功能表。先寫下最近一個月最常卡住的三件事，例如「庫存要問人」、「客戶追交期回得慢」、「採購未交沒有人統一追」。問題越具體，第一版範圍越好定。
若三個問題都很大，就再拆：哪個問題每天發生、影響出貨、或讓老闆最頭痛。優先順序清楚，專案才不會一開始就膨脹。
2. 準備現有資料樣本，不要只口述
把目前在用的 Excel、Access 匯出、鼎新報表截圖、紙本表單照片整理起來。有真實欄位，工程師才能判斷哪些要保留、哪些其實沒人用、哪些需要對照表。
若涉及鼎新 ERP，也要先確認能不能提供唯讀資料庫帳號或 API 權限，以及由誰負責開權限。這會直接影響能不能做資料看板。
- 庫存表、訂單表、採購未交表樣本
- 品號、客戶、廠商主檔樣本
- 目前每天人工整理的報表
- ERP 是否可唯讀串接
3. 畫出角色：誰新增、誰修改、誰只看
系統成敗很常卡在權限。老闆、生管、倉管、採購、業務各自能看什麼、能改什麼，要先講清楚。第一版即使不做很細的權限，也至少要分「可改」與「只看」。
同時指定一位內部窗口。沒有窗口，需求會從不同人口中進來，範圍會一直飄。
4. 決定第一版是唯讀，還是要寫入
唯讀看板通常風險較低：讀 Excel 或 ERP 資料，整理成主管畫面。若要從系統入庫、出庫、改狀態或寫回 ERP，責任與驗證會明顯變重。
很多工廠適合第一版先唯讀或半手動，確認資料口徑與使用習慣後，第二版再談寫入與自動化。
5. 寫下驗收條件，而不是「做得好看就好」
驗收要可檢查。例如：品號查詢 3 秒內有結果、採購逾期會標示、業務不用再問人就能回交期、主管每天打開看板能看到本週風險。條件寫清楚，雙方才不會對「完成」有不同想像。
也要寫不做清單。例如第一版不做自動排程、不做成本結算、不做完整 MRP。這能保護工期，也保護預算。
6. 安排試用人員與上線時間窗
系統不是交檔案就算完成。要安排 1 到 2 位真正會用的人試用，用真實資料跑一週。找出欄位名稱聽不懂、步驟太長、資料對不起來的地方。
避開月底結帳或出貨高峰硬切換。比較穩的是新舊並行，確認資料對得上後再擴大使用範圍。
7. 想清楚後續誰維護、怎麼擴充
第一版上線後，品號新增、帳號權限、小調整與新需求由誰處理？是內部學、固定維護、還是依專案加購？這點在簽約前講清楚，後面比較不會卡住。
也建議用「一段一段擴」的心態：先解決最痛流程，再擴採購、BOM、報工、條碼或內部 AI 查詢。每一次擴充都有獨立範圍與驗收，專案才控得住。
- 內部窗口與決策人是誰
- 資料與權限由誰維護
- 第一版範圍與不做清單
- 上線後一個月的調整方式
想把這個痛點做成第一版系統？
可以先從一段流程開始，例如庫存查詢、缺料追蹤、訂單交期、鼎新資料看板或 Excel 轉網頁。範圍先小、驗收先清楚，再逐步擴充。